ZAPYTANIE OFERTOWE US.260.20.2025

Zgodnie z przepisami art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2024 r., poz. 1320 z późn.zm.) do postępowania nie stosuje się przepisów niniejszej ustawy, z uwagi na to, że wartość zamówienia nie jest równa lub przekracza kwotę 130 000,00 złotych

I. Zamawiający:
Centrum Usług Społecznych w Kluczach

ul. Zawierciańska 16, 32-310 Klucze; NIP 637-10-63-699

tel./faks 32/642-84-67, 32/642-94-01

e-mail:  cus@gmina-klucze.pl

Godziny pracy: 7:30-15:30

II. Przedmiot zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia jest „Usługa rozwozu termosów z żywnością do szkół na terenie Gminy Klucze” na niżej wymienionych trasach w okresie całego 2026 roku (styczeń – grudzień 2026) w dni nauki szkolnej i przedszkolnej: Chechło – Klucze – Jaroszowiec – Ryczówek – Rodaki – Klucze – Chechło.
   Dzienna liczba kilometrów przy pełnej trasie: maksymalnie 35 km.
2. W przypadku braku konieczności dowozu posiłków do jednej z ww. miejscowości ilość kilometrów na trasie będzie pomniejszona zgodnie z przejechaną trasą.
3. Zamawiający zastrzega ,że w przypadku wystąpienia okoliczności nieprzewidzianych w
   organizacji pracy kuchni szkolnych i szkół może nastąpić zmiana tras i godzin dowozu.
4. Transport posiłków odbywa się w termosach zapewniających właściwą ochronę i temperaturę oraz jakość przewożonych potraw.
5. Posiłki będą dowożone w godzinach uzgodnionych z dyrekcją danej szkoły.
6. Wykonawca zobowiązany jest prowadzić miesięczne potwierdzenia dostawy posiłków dla
   każdego dnia wg wzoru (Załącznik nr 1 do Umowy) i przekładać ją do podpisu Dyrektora szkoły.
   Ewidencja stanowi potwierdzenie dostawy.
7. Musi być zapewniona ciągłości dostaw posiłków w dni nauki szkolnej bez względu na powstałe trudności.

III. Termin realizacji zamówienia:

Od dnia 02 stycznia 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 r.

IV. Oznaczenie przedmiotu zamówienia zgodnie z CPV:

55521200-0 – Usługi dowożenia posiłków.

V. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełnienia tych warunków

1. Oferty mogą składać podmioty, które poprzez złożenie oświadczeń załącznik nr 2 wykaże, że:
   1. Posiada decyzję właściwego terenowo organu Państwowej  Inspekcji Sanitarnej zatwierdzającą środek transportu do przewozu  posiłków w termosach,
   2. Posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponuje osobami zdolnymi do przeprowadzenia zamówienia,
   3. Znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej pozwalającej na realizacje zamówienia,
   4. Nie są powiązani z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo.

VI. Na ofertę składają się:

1. Oferent składa formularz „OFERTA” wg wzoru formularza stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego zapytania wraz z zawartymi tam oświadczeniami,
2. Oferent poza formularzem „OFERTA” składa:
   1. Decyzje właściwego terenowo organu Państwowej Inspekcji Sanitarnej zatwierdzającej środek transportu do przewozu posiłków w termosach
   2. Pełnomocnictwa osób podpisujących ofertę  do podejmowania zobowiązań w imieniu firmy składającej ofertę, o ile nie wynikają z przepisów prawa lub innych dokumentów,
   3. Przedsiębiorcy występujący jako spółka cywilna zamiast upoważnienia o którym mowa powyżej mogą dołączyć do oferty umowę spółki cywilnej w przypadku gdy umowa spółki jednoznacznie wskazuje na sposób reprezentowania spółki,
   4. Oświadczenie Zamawiającego, załącznik nr 2 do niniejszego zapytania.
3. Nie dopuszczalne jest modyfikowanie treści zapytania (np. usuwanie poszczególnych pozycji) ani pozostałych załączników.

VII. Sposób porozumiewania się Zamawiającego z oferentem, oraz sposób przekazywania oświadczeń i dokumentów

1. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści niniejszego zapytania, kierując swoje zapytania pisemnie lub e-mail.
2. Zamawiający niezwłocznie udzieli wyjaśnień, jednak nie później niż na 2 dni przed upływam  terminu składania ofert.
3. Osoba uprawniona do porozumienia się z Wykonawcami w imieniu Zamawiającego:
   Olga Wilk – tel. 518 492 531

VIII. Miejsce oraz termin składania ofert

1. Oferty należy złożyć w siedzibie Zamawiającego: Centrum Usług Społecznych w Kluczach, ul. Zawierciańska 16, 32 -310 Klucze, pokój nr 2 – kancelaria.
2. Termin składania ofert: 12.12.2025 do godziny 08:00.

IX. Opis sposobu przygotowania oferty

1. Oferent ponosi wszelkie koszty przygotowania i złożenia oferty.
2. Oferta cenowa musi być podana w złotych polskich.
3. Ofertę należy sporządzić czytelnie w języku polskim.
4. Każdy Oferent może złożyć tylko jedną ofertę. Oferta musi być podpisana przez osoby upoważnione.
5. W cenę oferty muszą być wliczone wszystkie koszty związane z realizacją przedmiot zamówienia, jakie będzie ponosił Oferent, w tym m.in. podatek VAT. Oferty złożone po terminie składania ofert nie będą rozpatrywane. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może wystąpić do Oferentów w sprawie wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
6. Cenę oferty należy określić cyfrowo, w wartości brutto – z podatkiem od towarów i usług (VAT), z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
7. Ofertę należy dostarczyć w formie tradycyjnej (papierowo).
8. Oferta powinna zostać przesłana kurierem, pocztą lub dostarczona osobiście w godzinach pracy Zamawiającego na adres korespondencyjny: Centrum Usług Społecznych w Kluczach ul. Zawierciańska 16, 32-310 Klucze.
9. Oferta powinna być umieszczona w zamkniętej kopercie, na której Wykonawca podaje:
   1. Nazwę i adres Wykonawcy,
   2. Nazwę i adres Zamawiającego,
   3. Dopisek na kopercie: „Usługa rozwozu termosów z żywnością do szkół na terenie Gminy Klucze”.
   4. W przypadku gdy informacje składane w trakcie postępowania stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, co do których Wykonawca zastrzega, że nie mogą być udostępnione innym uczestnikom postępowania. Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji i załączone do oferty jako odrębna część.
   5. Dokumenty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

X. Kryteria oceny ofert:

1. Cena oferty (brutto) – znaczenie 100%
2. Zamówienie będzie przyznane Oferentowi oferującemu najniższą cenę (za 1 km) za przewóz gorących posiłków.
3. Jeżeli dwie lub więcej ofert zawierać będzie taką samą najniższą cenę, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli równie korzystne oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych, przy czym nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach. Zamawiający dokona wyboru tej oferty, która przedstawia niższą cenę.

XI. Odrzucenie oferty

1. Z tytułu odrzucenia oferty, Oferentom nie przysługują żadne roszczenia wobec Zamawiającego. Decyzja Zamawiającego o odrzuceniu oferty jest decyzją ostateczną.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania w każdym czasie bez podania przyczyny.

XII. Pozostałe informacje

1. O dokonanym wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający powiadomi Oferentów, telefonicznie lub pisemnie lub e-mailem. Oferent, którego oferta zostanie wybrana zobowiązany będzie podpisać umowę, którą Zamawiający prześle po wyłonieniu najkorzystniejszej oferty.
2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjowania ceny z Oferentem, który złoży najkorzystniejszą ofertę, w przypadku, gdy wartość oferty przewyższa kwotę środków przeznaczonych na zamówienie.
3. Zamawiający przewiduje możliwość unieważnienia przedmiotowego zapytania ofertowego w szczególności w przypadku, gdy:
   1. Nie złożono żadnej oferty,
   2. Cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,
   3. Wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie Zamawiającego czego nie można było wcześniej przewidzieć.
   4. Żadna ze złożonych ofert nie odpowiada warunkom określonym przez Zamawiającego.
4. Oferta złożona przez Oferenta, który nie wykonał lub nieprawidłowo wykonał usługę na rzecz Zamawiającego nie zostanie przyjęta w niniejszym postępowaniu (zostanie odrzucona).
5. W przypadku gdy wybrany Oferent się od podpisania umowy Zamawiający zastrzega sobie prawo wyboru kolejnej ze złożonych ofert.
6. Zamawiający nie przewiduje procedury odwoławczej.
7. Zamawiający nie dopuszcza możliwości istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy.

XIII. Wyjaśnienie i modyfikacja zapytania ofertowego:

• przed upływem terminu składania ofert, w szczególnie uzasadnionych przypadkach Zamawiający może zmodyfikować treść zapytania ofertowego. Dokonana modyfikacja zostanie niezwłocznie przekazana wszystkim wykonawcom, którzy złożyli do tego momentu zapytanie ofertowe.

Załączniki:

Załącznik nr 1 – Formularz Ofertowy

Załącznik nr 2 – Oświadczenia

Załącznik nr 3 – Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych

Zapytanie ofertowe opublikowano w BIP, pod adresem: https://bip.malopolska.pl/cusklucze,a,2781871,zapytanie-ofertowe-us260202025-usluga-rozwozu-termosow-z-zywnoscia-do-szkol-na-terenie-gminy-klucze.html